VentureX Team GbR | Buchung, Pro-Prüfung und Lehrgangsteilnahme | Fassung vom 28.10.2026
1. Verantwortliche und Kontakt
Verantwortlich für die in diesen Hinweisen beschriebenen Verarbeitungen ist die VentureX Team GbR mit Sitz in Hamburg, vertreten durch die allein vertretungsberechtigte Gesellschafterin Stephanie Iraschko-Luscher. Geschäftsanschrift: Goldmariekenweg 7, 22457 Hamburg, Deutschland. Für Datenschutzanfragen und die Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter team@bundesverband.ai.
Diese Hinweise betreffen die Buchung und Organisation unserer Academy-Lehrgänge, den Pro-Mitgliedernachlass und die Abrechnung. Die GbR und der Bundesverband für KI-Transformation e.V. sind getrennte Rechtsträger. Für die allgemeine Nutzung der Verbandswebsite und die dort angebotenen Funktionen gelten die Datenschutzhinweise des jeweiligen Website-Verantwortlichen: https://venture-ai-germany.org/datenschutz/ . Eine Buchung macht Sie nicht automatisch zum Verbandsmitglied oder Newsletter-Abonnenten.
2. Daten und Datenquellen
Bei der Buchung erhalten wir insbesondere den Namen des Rechnungskunden und seines Ansprechpartners, geschäftliche Kontaktdaten, Rechnungsanschrift, gegebenenfalls eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Lehrgang und Durchgang, gewählten Preis, Pro-Selbstauskunft sowie Bestell-, Zahlungs- und Rechnungsreferenzen. Stripe stellt uns Angaben zum Zahlungsstatus und zur verwendeten Zahlungsart bereit. Vollständige Kartennummern und Kartenprüfnummern erhalten wir im vorgesehenen Stripe-Zahlungsablauf nicht.
Wenn ein Unternehmen eine andere Person zur Teilnahme anmeldet, erhalten wir deren Namen und geschäftliche E-Mail-Adresse vom buchenden Unternehmen. Hinzukommen können die von Ihnen selbst mitgeteilten Nachrichten, organisatorische Angaben sowie Anwesenheits- und Leistungsdaten, soweit diese für den gebuchten Lehrgang und einen vereinbarten Abschluss erforderlich sind.
Für die nachträgliche Pro-Prüfung erhalten wir von Ihnen oder dem Bundesverband für KI-Transformation e.V. die für die Zuordnung und Berechtigungsprüfung notwendigen Angaben. Dazu gehören insbesondere die Mitgliedszuordnung, der Pro-Status und dessen Gültigkeit zum Zeitpunkt der Buchung. Wir benötigen dafür weder Ihre vollständige Mitgliedsakte noch Informationen über andere Mitglieder.
3. Buchung, Vertrag und Kursorganisation
Wir verwenden die erforderlichen Buchungs- und Kontaktdaten, um Ihre Bestellung zu bearbeiten, den Vertrag durchzuführen, Ihre Zahlung zuzuordnen, die Teilnahme zu organisieren und Anfragen zu beantworten. Sind Sie selbst Vertragspartner, stützen wir diese Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO. Bei Ansprechpartnern, bevollmächtigten Buchenden und von Unternehmen benannten Teilnehmenden ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO die Grundlage. Unser berechtigtes Interesse ist die ordnungsgemäße Durchführung der Firmenbuchung und die Kommunikation mit den dafür zuständigen Personen.
Die für die Buchung gekennzeichneten Pflichtangaben sind für Abschluss und Durchführung des Vertrags erforderlich. Ohne diese Daten können wir eine Buchung oder Teilnahme nicht zuverlässig bearbeiten. Freiwillige Angaben sind als solche zu behandeln; verzichten Sie bitte auf nicht benötigte private Informationen und besonders schutzbedürftige Daten.
4. Zahlung, Steuerberechnung und Rechnung über Stripe
Ihre Zahlung geben Sie auf der gehosteten Zahlungsseite von Stripe ein. Stripe verarbeitet dort insbesondere Kontakt-, Rechnungs-, Zahlungs- und technische Transaktionsdaten. Zur Ermittlung der anfallenden Umsatzsteuer verwendet Stripe die erforderlichen Standort- und gegebenenfalls Steuerangaben. Wir erhalten die für Buchung und Abrechnung erforderlichen Ergebnisse, Referenzen und Zahlungsinformationen und lassen die Rechnung über Stripe erstellen.
Für die Zahlungsabwicklung und Rechnungsbereitstellung ist die Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO maßgeblich, bei Unternehmensansprechpartnern das in Abschnitt 3 erläuterte berechtigte Interesse. Steuer- und handelsrechtlich notwendige Verarbeitungen beruhen auf Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO. Soweit wir Daten für die Prüfung strittiger Zahlungen, die Betrugsabwehr oder die Durchsetzung von Ansprüchen benötigen, ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO einschlägig.
Stripe handelt je nach Verarbeitung als Auftragsverarbeiter oder für eigene Zwecke, etwa regulatorische Prüfungen und Betrugsprävention, als Verantwortlicher. Für Kunden im Europäischen Wirtschaftsraum nennt Stripe unter anderem Stripe Payments Europe, Limited als Vertrags- und Auftragsverarbeitungsgesellschaft, Stripe Technology Europe, Limited für bestimmte regulierte Zahlungsdienste und Stripe Technology Company, Limited für weitere eigene Verarbeitungen; diese Gesellschaften haben ihren Sitz in Irland. Details zu Rollen, Datenarten, Empfängern und Betroffenenrechten finden Sie unter https://stripe.com/de/privacy und https://stripe.com/de/legal/privacy-center .
Welche Banken, Kartenorganisationen oder weiteren Zahlungsdienste beteiligt sind, hängt von der von Ihnen ausgewählten Zahlungsart ab. Für freiwillig genutzte zusätzliche Stripe-Dienste wie ein eigenes Stripe-Link-Konto gelten außerdem die dort angezeigten Informationen.
5. Pro-Selbstauskunft und nachträgliche Berechtigungsprüfung
Wenn Sie den Pro-Preis wählen, speichern wir Ihre Selbstauskunft und den gewährten Nachlass. Anschließend prüft eine zuständige Person, ob zum Zeitpunkt der Buchung die nach dem konkreten Angebot erforderliche aktive Pro-Mitgliedschaft im Bundesverband für KI-Transformation e.V. vorlag. Bei einer Firmenbuchung betrifft die Prüfung die Pro-Berechtigung der Rechnungsfirma.
Dafür gleichen wir die zur Mitgliedszuordnung notwendigen Unternehmens- und Kontaktdaten mit einem von Ihnen bereitgestellten Nachweis oder einer auf die Berechtigung beschränkten Auskunft des Verbands ab. Wir dokumentieren das Ergebnis, den maßgeblichen Zeitpunkt und nur die zur Nachvollziehbarkeit erforderliche Referenz. Eine vollständige Mitgliederliste wird nicht im Checkout veröffentlicht oder an den Käufer ausgegeben.
Die vertragliche Preisabwicklung stützen wir bei selbst buchenden Personen auf Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO. Soweit dafür Daten eines Kontakts oder eine Auskunft des rechtlich getrennten Verbands erforderlich sind, erfolgt die Prüfung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO. Unser Interesse ist, den zugesagten Preisnachlass berechtigten Pro-Mitgliedern zu gewähren und unberechtigte Ermäßigungen zu klären. Die berechtigten Interessen und die Begrenzung des Datenaustauschs müssen auch auf Seiten des Verbands beachtet werden.
Ergeben sich Unklarheiten, fragen wir nach und geben Ihnen Gelegenheit zur Klärung. Eine Nachberechnung entscheidet keine Software automatisch. Wenn die Pro-Berechtigung fehlt, verwenden wir die erforderlichen Rechnungs- und Prüfungsdaten für die vereinbarte Nachberechnung. Mit der Selbstauskunft ist keine pauschale Einwilligung in die Übermittlung weiterer Verbandsdaten oder in Werbung verbunden.
6. Buchhaltung und Rechnungsverwaltung
Für unsere Buchhaltung und Rechnungsverwaltung nutzen wir Lexware Office, ehemals Lexoffice, der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Munzinger Straße 9, 79111 Freiburg, Deutschland. Dabei verarbeiten wir die benötigten Kunden- und Rechnungsangaben, den Lehrgangsbezug, die ursprüngliche Rechnungsreferenz, den Differenzbetrag und den Zahlungsstatus. Nicht benötigte Mitgliedschaftsunterlagen gehören nicht in das Buchhaltungssystem.
Rechtsgrundlagen sind die Vertragserfüllung beziehungsweise die in Abschnitt 3 beschriebene Bearbeitung einer Firmenbuchung sowie Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO für gesetzliche Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten. Informationen des Dienstleisters: https://www.lexware.de/datenschutz/ und https://www.lexware.de/datenschutz-datensicherheit/ .
7. Lernplattform, Videokonferenzen und Kooperationspartner
Intern erhalten nur die Personen Zugriff, die Buchung, Pro-Prüfung, Kursorganisation oder Abrechnung bearbeiten. Für die geschäftliche E-Mail-Kommunikation verwenden wir Google Workspace. Dabei verarbeiten wir Kontaktangaben, Nachrichten und die jeweils erforderlichen Buchungsinformationen. Rechtsgrundlagen sind die in Abschnitt 3 erläuterte Vertragserfüllung und die ordnungsgemäße Durchführung von Firmenbuchungen.
Die Kooperationspartner des gebuchten Lehrgangs erhalten ebenfalls die Teilnehmerdaten, die sie für ihre konkreten Aufgaben bei Organisation, Durchführung, fachlicher Betreuung, Prüfung und Zertifikatsausstellung benötigen. Zu diesen Empfängern gehören die am jeweiligen Angebot beteiligten Bildungs-, Hochschul-, Durchführungs- und Zertifizierungspartner sowie die eingesetzten Dozierenden. Die konkret beteiligten Partner ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung und den Informationen zum jeweiligen Lehrgang.
Wir übermitteln den Kooperationspartnern hierzu insbesondere Namen, geschäftliche E-Mail-Adressen, Unternehmenszugehörigkeit und den gebuchten Lehrgang beziehungsweise Durchgang. Teilnahme-, Prüfungs- und Leistungsdaten geben wir nur weiter, soweit sie für die jeweilige Betreuung, Bewertung oder Zertifikatsausstellung erforderlich sind. Zweck der Weitergabe ist auch die dafür notwendige unmittelbare lehrgangsbezogene Kommunikation mit den Teilnehmenden. Vollständige Zahlungsdaten, nicht benötigte Rechnungsangaben und Unterlagen zur Pro-Prüfung gehören nicht zu einer allgemeinen Teilnehmerliste. Die Weitergabe erfolgt zur Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO beziehungsweise bei Unternehmensansprechpartnern und benannten Teilnehmenden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist, den gebuchten Lehrgang gemeinsam mit den beteiligten Partnern ordnungsgemäß durchzuführen.
Als Lernplattform verwenden wir Mighty Networks von Mighty Software, Inc., USA. Dort werden insbesondere die zur Freischaltung benötigten Konto- und Profildaten, die Zuordnung zum Lehrgang sowie die von Ihnen eingestellten Beiträge, Nachrichten und Lerninhalte verarbeitet. Andere Teilnehmende und für den Lernbereich zuständige Personen können die für sie freigegebenen Profilangaben und Beiträge sehen. Informationen des Anbieters und dessen Datenschutzunterlagen finden Sie unter https://trust.mightynetworks.com/ .
Für Live-Online-Sitzungen nutzen wir Google Meet und Microsoft Teams. Dabei können Anzeigename, geschäftliche E-Mail-Adresse, Einwahl- und Verbindungsinformationen, IP-Adresse, Geräte- und Nutzungsdaten sowie die von Ihnen übertragenen Ton-, Bild-, Chat- und Bildschirmfreigabeinhalte verarbeitet werden. Die eingesetzte Anwendung und der Zugang ergeben sich aus der jeweiligen Einladung. Rechtsgrundlagen für die von uns veranlasste Unterrichtsverarbeitung sind Art. 6 Abs. 1 Buchstaben b und f DSGVO entsprechend Abschnitt 3. Informationen der Anbieter: https://cloud.google.com/terms/cloud-privacy-notice und https://www.microsoft.com/de-de/privacy/privacystatement .
Eine pauschale Aufzeichnung des Unterrichts, eine Veröffentlichung von Teilnehmerbildern oder eine Werbung für eigene Angebote der Kooperationspartner ist mit der Buchung nicht verbunden. Dafür sind eine gesonderte Rechtsgrundlage und gegebenenfalls eine freiwillige Einwilligung erforderlich. Rechnungsanschriften, Zahlungsdaten und Pro-Prüfergebnisse werden nicht in Teilnehmergruppen veröffentlicht. Vertrauliche oder personenbezogene Unternehmensdaten dürfen nicht ohne ausreichende Berechtigung in Übungen oder KI-Werkzeuge eingegeben werden.
Soweit Dienstleister personenbezogene Daten auf unsere Weisung verarbeiten, gelten die Anforderungen an eine Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Soweit Anbieter Daten für eigene Zwecke verarbeiten, erläutern sie diese Verarbeitungen in ihren eigenen Informationen. Die GbR bleibt für die von ihr veranlasste Verarbeitung und Weitergabe verantwortlich. Steuerberatung, Rechtsberatung, Banken und Behörden erhalten erforderliche Daten nur, soweit eine gesetzliche Pflicht, notwendige Beratung oder die Wahrung berechtigter Ansprüche dies rechtfertigt.
8. Internationale Datenverarbeitung
Die Nutzung von Stripe, Mighty Networks, Google und Microsoft kann eine Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere in den USA, umfassen. Für solche Übermittlungen gelten die Anforderungen der Art. 44 ff. DSGVO. Ein einschlägiger Angemessenheitsbeschluss kann die Übermittlung an entsprechend erfasste Empfänger tragen. Soweit kein solcher Beschluss greift, sind geeignete Garantien, insbesondere die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission und erforderliche ergänzende Schutzmaßnahmen, maßgeblich. Eine ausschließlich deutsche oder ausschließlich europäische Verarbeitung wird nicht zugesagt.
Die veröffentlichten Informationen und Übermittlungsunterlagen finden Sie für Stripe unter https://stripe.com/de/legal/privacy-center , für Mighty Networks unter https://trust.mightynetworks.com/ , für Google unter https://cloud.google.com/terms/data-processing-addendum und für Microsoft unter https://www.microsoft.com/licensing/docs/view/Microsoft-Products-and-Services-Data-Protection-Addendum-DPA . Auskunft über die im konkreten Fall maßgeblichen Empfänger und Garantien sowie gegebenenfalls eine Kopie der maßgeblichen Unterlagen erhalten Sie unter team@bundesverband.ai.
9. Speicherdauer
Wir speichern Daten nur, solange sie für den jeweiligen Zweck oder eine gesetzliche Pflicht erforderlich sind. Rechnungen und zugehörige aufbewahrungspflichtige Buchungsbelege unterliegen grundsätzlich einer Frist von acht Jahren. Für aufbewahrungspflichtige Geschäftsbriefe beträgt die Frist grundsätzlich sechs Jahre; für Bücher und bestimmte weitere Buchhaltungsunterlagen können zehn Jahre gelten. Maßgeblich sind die jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen. Die Fristen beginnen regelmäßig mit dem Schluss des maßgeblichen Kalenderjahres.
Andere für Vertragsansprüche erforderliche Unterlagen können bis zum Ablauf der regelmäßigen Verjährung aufbewahrt werden. Diese beträgt grundsätzlich drei Jahre; der Beginn richtet sich insbesondere nach § 199 BGB. Laufende Verfahren, steuerliche Prüfungen oder andere gesetzliche Gründe können eine längere Aufbewahrung erfordern. Nicht jeder Buchungsdatensatz ist deshalb pauschal zehn Jahre vollständig aufzubewahren.
Über den notwendigen Prüfvermerk hinausgehende Pro-Nachweise und sonstige nicht mehr benötigte Unterlagen löschen oder schwärzen wir, sobald die Klärung abgeschlossen ist und keine weitere Rechtsgrundlage besteht. Für Lernbereiche und Teilnehmerkonten ist der vereinbarte Nutzungszeitraum maßgeblich. Nach dessen Ende entfernen wir die lehrgangsbezogenen Zugriffsberechtigungen und löschen nicht mehr benötigte Kursdaten, soweit keine gesetzlichen Pflichten oder berechtigten Ansprüche entgegenstehen. Besteht unabhängig vom Lehrgang eine weitere Community- oder Verbandsbeziehung, richtet sich die dafür erforderliche Kontoführung nach dieser gesonderten Beziehung. Für Teilnahme- und Leistungsnachweise sind die vertragliche Nachweisfunktion, die geltenden Prüfungsbestimmungen und die gesetzlichen Aufbewahrungs- beziehungsweise Verjährungsfristen maßgeblich.
Stripe kann Daten, die es für eigene gesetzliche oder regulatorische Zwecke verarbeitet, nach den dort geltenden Fristen aufbewahren. Eine von uns veranlasste Löschung hebt diese eigenständigen Pflichten nicht auf.
10. Ihre Rechte
Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Beruht eine Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO, können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Wir prüfen dann, ob zwingende schutzwürdige Gründe oder die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen die weitere Verarbeitung rechtfertigen. Ein Widerspruch gegen Direktwerbung ist jederzeit möglich.
Für Anfragen wenden Sie sich an team@bundesverband.ai. Sie können sich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an Ihrem Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder dem Ort des vermuteten Verstoßes. Für die GbR in Hamburg kommt insbesondere der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit in Betracht: https://datenschutz-hamburg.de/ .
11. Indirekt erhobene Daten und persönliche Entscheidungen
Wenn Ihr Arbeitgeber oder ein anderer Rechnungskunde Sie zur Teilnahme anmeldet, gelten diese Hinweise auch für Ihre hierfür übermittelten Daten. Als Quellen kommen der Buchende, Ihr Unternehmen und, für die begrenzte Pro-Prüfung, der Verband in Betracht. Wir stellen Ihnen die erforderlichen Informationen spätestens innerhalb der gesetzlichen Frist, regelmäßig bei unserer ersten Kontaktaufnahme, bereit.
Im beschriebenen Buchungsablauf trifft die GbR keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO. Die Pro-Prüfung und eine daraus folgende Nachberechnung erfolgen durch eine Person. Eigenständige Sicherheits- oder Zahlungsprüfungen der Zahlungsdienstleister erläutern diese in ihren jeweiligen Informationen.